GESTION DOCUMENTAL

GESTIÓN 

DOCUMENTAL

Conjunto de conocimientos necesarios para la organización, registro, almacenamiento, recuperación y difusión de la información. 

Conocimientos y Capacidades definidas para esta competencia: Conocer el vocabulario asociado a la documentación (índice, clasificación, asunto, tema, etc.) Tener onocimiento de la organización de documentos dentro del archivo (manual e informatizada), así como de los
elementos necesarios para proceder al registro de documentación. 

REGISTROS Y ARCHIVOS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN 

a) Concepto de archivo: 

La palabra archivo, del latín archivium, presenta tres acepciones distintas de acuerdo con el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española :

- Local en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo que significa la existencia de archivos no sólo oficial sino también semipúblicos, comerciales o particulares); conjunto de estos documentos y el mueble/s que los contienen (carpetas, guías, etc., donde se colocan). 

- La misma Administración reconoce estas definiciones de archivo en la Ley de Patrimonio Histórico Español. Otras disposiciones hacen referencia al archivo como aquella institución cuya función 

primordial es la de reunir, organizar, conservar y difundir, utilizando las técnicas adecuadas, dichas conjuntos de documentos para le cumplimiento de los fines anteriormente mencionados. 

- También se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de Archivo) cuya misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos. Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario.

b) Funciones del archivo: 

La principal función del archivo consiste en la 

conservación de documentos, ya que la Ley obliga a ello 

estableciendo unos plazos mínimos de conservación, 

durante los cuales puede ser requerida su presentación. 

Estos documentos se conservaran debidamente 

ordenados y clasificados. Esta conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca. 

c) Clases de archivos: 

 Según el grado o frecuencia de utilización: 

- Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién 

entregados en la entidad o de consulta frecuente. 

- Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos 

activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto. 

- Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental. 

 Según el lugar de emplazamiento: 

- Generales o centralizados: documentos que se conservan en el 

mismo lugar y es consultado por distintos departamentos. 

- Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas 

dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser: 

Departamentales o por secciones.- en el propio 

departamento por ser utilizado constantemente por este. 

Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser 

de acceso inmediato a la persona que trabaja con ellos. 

Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se complementan 

entre sí.

d) El archivo de gestión: 

Es el archivo realizado directamente por el empleado o funcionario en su 

puesto de trabajo. El número de consultas de este archivo es muy amplio y 

los documentos archivados pueden provenir de otros organismos 

departamentos o bien has sido entregados directamente por los interesados. 

 El funcionario es el responsable directo de su archivo, debe clasificar 

los documentos y mantenerlos en el archivo el tiempo estrictamente necesario 

fijado por la entidad o el que resulte imprescindible para realizar sobre el 

documento las operaciones oportunas. Sólo deberán estar por tanto los documentos en poder del funcionario el tiempo oportuno, sin que sirva el archivo como lugar permanente de almacenamiento, debiéndose enviar los documentos a otros puestos de trabajo para que siga su tramitación o bien a los archivos semiactivos de los departamentos si se ha terminado el trabajo 

sobre éstos. El archivo de gestión debe estar perfectamente ordenado para facilitar la rapidez de actuación y la perfecta localización del documento. 

e) Conservación de la información: 

Conservar la documentación transferida, custodiarla en las 

mejores condiciones de seguridad y orden adecuado se 

fundamentan en dos principios básicos: 

Adopción de medidas para asegurar la perdurabilidad material de 

los documentos: 

- Mantenimiento y control de las instalaciones del archivo, 

(estado de edificios, instalaciones eléctricas, estanterías, 

etc.) 

- Medidas preventivas contra los diversos factores de 

deterioro, destrucción o desaparición de los documentos: 

control de humedad, incendio, robo, etc. 

- Restauración de documentos deteriorados. 

- Reproducción de la documentación más representativa. 

 

Aplicación de los criterios y métodos de organización documental 

(clasificación y ordenación) según las normas de la teoría 

archivística. Realmente solo existe archivo cuando hay una 

organización, de otro modo se trata de un conjunto almacenado de 

papeles.